Definicja faktury proforma i jej zastosowanie
Faktura proforma to dokument handlowy, który jest często stosowany w transakcjach międzynarodowych oraz wstępnych etapach sprzedaży. W przeciwieństwie do standardowej faktury VAT, faktura proforma nie jest dokumentem księgowym i nie rodzi obowiązku zapłaty podatku. Jej głównym celem jest przedstawienie szczegółów dotyczących transakcji, takich jak cena, ilość towarów, warunki płatności oraz terminy dostawy, bez konieczności natychmiastowego rozliczenia finansowego.
Zastosowanie faktury proforma jest szerokie, obejmując sytuacje, gdy sprzedawca chce przedstawić ofertę cenową, potwierdzić zamówienie przed wysyłką towarów lub uzyskać zgodę na płatność od klienta przed dostawą.
Różnice między fakturą proforma a fakturą VAT
Główna różnica między fakturą proforma a fakturą VAT polega na ich funkcji i skutkach prawnych. Faktura VAT jest dokumentem księgowym, który musi być zarejestrowany w księgach rachunkowych i służy do naliczania podatku VAT. Faktura proforma, z drugiej strony, nie jest dokumentem księgowym i nie wywołuje żadnych skutków podatkowych. Nie jest również rejestrowana w księgach rachunkowych i nie stanowi podstawy do odliczenia VAT.
Faktura proforma służy jedynie do celów informacyjnych, a jej wystawienie nie rodzi obowiązku zapłaty ani nie zobowiązuje sprzedawcy do dostarczenia towarów. Jest to wstępna oferta, która może być wykorzystana do uzyskania zgody na transakcję lub jako podstawa do wystawienia ostatecznej faktury VAT po zaakceptowaniu warunków przez obie strony.
Kiedy faktura proforma jest wymagana?
Faktura proforma może być wymagana w kilku sytuacjach. Przede wszystkim jest często używana w handlu międzynarodowym, gdzie służy do przedstawienia szczegółów transakcji celnikom i innym organom regulacyjnym. Dzięki temu proces celny może przebiegać sprawniej, ponieważ dokument ten zawiera wszystkie niezbędne informacje dotyczące przesyłki.
Ponadto, faktura proforma może być wymagana przez banki przy ubieganiu się o finansowanie lub akredytywy. Przedsiębiorstwa korzystają z niej również w celu uzyskania zaliczki od klientów przed dostawą towarów lub rozpoczęciem świadczenia usług. W takich przypadkach faktura proforma pełni rolę umowy wstępnej, która określa warunki przyszłej transakcji.
Jak wystawić fakturę proforma?
Wystawienie faktury proforma jest stosunkowo prostym procesem, jednak ważne jest, aby zawierała wszystkie niezbędne informacje, które są wymagane do realizacji transakcji. Oto kroki, które należy podjąć:
- Wybór odpowiedniego oprogramowania: Skorzystaj z profesjonalnego oprogramowania do fakturowania, takiego jak Faktura.nl, które umożliwia łatwe tworzenie i zarządzanie fakturami proforma.
- Wprowadzenie danych sprzedawcy i nabywcy: Upewnij się, że w fakturze znajdują się pełne dane kontaktowe zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy, w tym nazwa firmy, adres, numer VAT oraz inne istotne informacje.
- Szczegóły dotyczące towarów lub usług: Dokładnie opisz towary lub usługi, które mają być przedmiotem transakcji. Zawieraj informacje takie jak ilość, jednostkowa cena, łączna wartość oraz specyfikacje techniczne, jeśli są wymagane.
- Warunki płatności i dostawy: Określ warunki płatności, takie jak termin płatności, forma płatności oraz ewentualne rabaty. W przypadku dostawy, podaj termin i warunki dostawy.
- Oznaczenie dokumentu: Wyraźnie zaznacz, że dokument jest fakturą proforma. Można to zrobić poprzez dodanie napisu „Faktura Proforma” na górze dokumentu.
- Przegląd i wysyłka: Przed wysłaniem faktury proforma do klienta, dokładnie sprawdź wszystkie dane, aby upewnić się, że są poprawne i kompletne. Następnie wyślij dokument do klienta drogą elektroniczną lub tradycyjną.
Wystawienie faktury proforma jest kluczowym elementem procesu sprzedaży, który pomaga zabezpieczyć warunki transakcji i zapewnić jasność zarówno dla sprzedawcy, jak i nabywcy.
Faktura proforma jest nieocenionym narzędziem w handlu, które pozwala na precyzyjne określenie warunków transakcji przed jej finalizacją. Korzystanie z profesjonalnych narzędzi do fakturowania, takich jak Faktura.nl, umożliwia łatwe i efektywne zarządzanie dokumentami handlowymi, co przyczynia się do usprawnienia procesów biznesowych i zwiększenia zadowolenia klientów.
